Informatique

Le programme utilisé et les moyens informatiques

L'étude de Philippe PERNAUD-ORLIAC est équipée de moyens informatiques modernes, performants et sécurisés.

Elle utilise notamment le programme informatique GEMARCUR.

Ce logiciel équipe plus de 160 études de mandataires judiciaires ou d'administrateurs judiciaire, réparties sur l'ensemble du territoire national (métropole et DOM TOM) et est l'un des leaders Français du marché.

Il s'agit d'un logiciel dont les sources appartiennent exclusivement aux professionnels regroupés en une association, dont la conception et l'évolution est confiée à la société Atlantic Log.

Ce logiciel qui a été entièrement pensé par les praticiens sur la base de leurs expériences, de leurs besoins, des contraintes légales et réglementaire, et souvent après utilisation et abandon d'un ou plusieurs des logiciels concurrents.

Entièrement tourné sur des processus de type Internet, il intègre toutes les fonctionnalités à la pointe de la technique permettant de sécuriser le traitement des missions, d'assurer des suivis de procédure et d'en planifier l'avancement.

Evidemment les traitements sont intégrés, avec par exemple des liens entre les états des créances et le programme de répartition qui permet, sous surveillance, d'automatiser les éditions des moyens de paiement (chèques ou virements). Un lien avec le module comptable déclenche à la suite l'enregistrement des écritures.

Les traitements sont donc plus fiables, moins vulnérables aux erreurs, et plus systématisés.

Pour plus de sécurité, des niveaux d'habilitation permettent de scinder les opérations essentielles entre plusieurs opérateurs. 

Les liens entre les intervenants, par exemple entre administrateur et mandataire judiciaire, avec les greffes ou l'AGS ... sont facilités.

Enfin plusieurs niveaux de sauvegarde des données sont déployés, pour limiter au maximum les risques de perte d'information et les interruptions de fonctionnement. 

Les plateformes de communication électronique

Ce logiciel intègre des plateformes de communication permettant le transfert sécurisé de données, pour accélérer et fiabiliser les traitements des missions :

Le traitement des créances salariales

L'ensemble des traitements est informatisé, ce qui écourte considérablement les délais de paiement des salariés.

 - échanges informatisés avec les entreprises

Les données salariales, les éléments de paye, peuvent être importées à partir de fichiers établis dans des formats usuels.

Le temps d'enregistrement est ainsi réduit. Les états de créances salariales sont édités rapidement et transmis au juge commissaire.

- plateforme de communication avec l'AGS

Les échanges relatifs aux créances salariales, et aux opérations de virements de fonds (http://www.ags-garantie-salaires.org/) sont entièrement informatisés entre l'étude et l'AGS.

Le traitement des relevés de créances salariales est ainsi fiable, rapide et le paiement des salariés intervient dans des délais raccourcis par rapport à un traitement manuel.

Le traitement des opérations de banque:

 Le programme intègre une plateforme de communication avec la Caisse des Dépôts et Consignation :

- pour la gestion des fonds détenus

Les fonds détenus pour le compte des entreprises sont obligatoirement déposés à la Caisse des Dépots et Consignations https://www.cdc-net.com/portail/web/guest/2 et le programme gère notamment les opérations de rapprochement bancaire, les écritures automatiques d'intéret, les virements qui par sécurité sont réalisés avec une double validation, par deux personnes différentes.

- pour l'enrichissement de la base de données de l'observatoire économique des difficultés des entreprises 

L'observatoire économique des difficultés des entreprises est une base nationale à laquelle participent volontairement les professionnels, et qui permet de disposer d'éléments statistiques sur le tissu économique 

Suivre à ce sujet le lien http://www.cnajmj.fr/informations-pratiques/lettre-observatoire 

Le traitement des créances

- échanges informatisés avec les entreprises:

Possibilité d'intégrer directement des fichiers de créanciers extraits de la comptabilité de l'entreprise, sous des formats informatiques usuels, de manière à satisfaire aux obligations légales de circularisation des créanciers et à faciliter la vérification des créances

- échanges avec les greffes:

Les fichiers d'états des créances sont transmis sous forme informatique (en complément des documents exigés par la loi) aux greffes (http://www.infogreffe.fr/infogreffe/index.jsp), 

La gestion des actifs à réaliser

- Liaison automatisée avec le site du Conseil National

Les annonces relatives aux actifs à réaliser sont automatiquement transférées sur le site du Conseil National des administrateurs et mandataires judiciaires pour la mise en ligne immédiate (http://www.cnajmj.fr/)

- Liaison systématique avec le site pernaud.fr

Tous les actifs à réaliser saisis dans une procédure collective sont transférés dans la rubrique ACTIF du site.

L'efficacité des recherches d'acquéreurs est améliorée.

- Intégration des fichiers de recouvrements

Le programme peut importer des fichiers aux formats usuels, extraits de la comptabilité du débiteur, pour effectuer le recouvrement des sommes dues.

Agrément comptable

La partie comptable du logiciel bénéficie évidemment de l'agrément prévu par les textes, selon les modalités suivantes:  

Annexe 8-2 du code de commerce : Article 4. 8. 4. De l'agrément des logiciels de comptabilité spéciale.

« La comptabilité peut être tenue par tout procédé technique approprié à condition que le procédé et les méthodes utilisés confèrent par eux-mêmes un caractère d'authenticité aux écritures comptables et permettent tous les rapprochements utiles et nécessaires à un contrôle.

Le logiciel comptable utilisé doit permettre de générer à tout moment une balance de contrôles assurant l'égalité des totaux des mouvements des comptes individuels des mandats avec les totaux des journaux auxiliaires.

Le logiciel de traitement automatisé de tenue de la comptabilité spéciale doit être agréé selon les règles fixées en annexe II. »

Annexe II DE L'AGRÉMENT DU CONSEIL NATIONAL

« 1. Sont agréés, pour la tenue de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises, les logiciels de traitement automatisés permettant aux professionnels utilisateurs de respecter l'ensemble des obligations légales auxquelles ils sont soumis en matière de comptabilité spéciale et conformes aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ces logiciels doivent répondre aux prescriptions arrêtées par le Conseil national.

Pour l'élaboration de celles-ci, le Conseil national désigne une commission comprenant :

― les membres de la commission informatique du Conseil national ;

― un expert en informatique choisi sur la liste des experts près la Cour de cassation, avec un suppléant ;

― un commissaire aux comptes choisi sur la liste établie en application du deuxième alinéa de l'article 58 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985, avec un suppléant, après avis de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

Cette commission rédige un cahier des charges soumis à l'approbation du ministre de la justice et arrêté par le Conseil national.

2. La conformité des logiciels de traitement automatisé de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et au cahier des charges arrêté par le Conseil national est constatée par une attestation délivrée par un collège de deux experts composé :

― d'un expert en informatique ;

― d'un commissaire aux comptes.

Les listes des experts en informatique et des commissaires aux comptes habilités à cet effet sont arrêtées par le Conseil national après, s'agissant des commissaires aux comptes, avis de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

Pour être habilité :

― un expert en informatique doit figurer à ce titre sur une liste établie par la Cour de cassation ;

― un commissaire aux comptes doit être inscrit sur la liste prévue à l'article 219 de la loi n° 66-537 du 24 juillet 1966 et figurer sur la liste établie en application du deuxième alinéa de l'article 58 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985.

Tout commissaire aux comptes ou expert en informatique inscrit sur les listes mentionnées ci-dessus doit être dépourvu de tout lien, de quelque nature que ce soit, avec un concepteur développeur d'un logiciel de traitement automatisé de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises. Il souscrit à cet effet un engagement sur l'honneur préalablement à son inscription.

3. L’attestation de conformité est délivrée par le collège des deux experts. Elle doit identifier avec précision les références du logiciel, notamment son nom et le numéro de sa version. Lorsque le logiciel comprend des applications extérieures à la tenue de la comptabilité spéciale, l'attestation ne porte que sur le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale.

Une attestation nouvelle est nécessaire préalablement à la mise en service d'une nouvelle version du logiciel ou, si le logiciel comprend des applications extérieures à la tenue de la comptabilité spéciale, d'une nouvelle version du logiciel affectant le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale.

4. Le concepteur développeur d'un logiciel de traitement automatisé de la comptabilité spéciale choisit sur les listes établies en application du paragraphe 2 ci-dessus, un expert en informatique et un commissaire aux comptes qu'il charge de procéder, à ses frais, à l'examen de conformité.

5. Pour l'examen de conformité, les experts disposent d'un droit d'accès, en présence du concepteur développeur sauf dispense expresse de celui-ci, à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements en vue de procéder aux tests qui leur sembleront nécessaires.

6. Le collège d'experts établit un rapport relatant ses diligences et comportant, le cas échéant, une attestation de conformité. Il en adresse un exemplaire au Conseil national.

Le Conseil national s'assure, au vu de ce rapport, du respect des règles de désignation du collège d'experts et de la présence d'une attestation de conformité exempte de réserve et permettant d'identifier avec précision le logiciel concerné.

Le Conseil national délivre alors un récépissé de dépôt de l'attestation de conformité et le transfert au concepteur développeur »

Lors de chaque installation du système de traitement automatisé de tenue de la comptabilité spéciale, le concepteur développeur délivre une copie du récépissé de dépôt de l'attestation de conformité à l'administrateur judiciaire ou au mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises concerné qui doit la conserver pour la présenter, le cas échéant, à son commissaire aux comptes ou aux contrôleurs si ceux-ci lui en font la demande.

Toute nouvelle version du logiciel (affectant, si celui-ci comprend plusieurs applications, le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale) qui ne fait pas l'objet une nouvelle attestation de conformité d'un collège d'experts entraîne la caducité du récépissé délivré par le Conseil national.

 

CNIL Commission Nationale Informatique et Liberté

Le traitement des données effectué dans le cadre de notre activité a fait l'objet d'une déclaration à la CNIL sous la "finalité" NS 60 qui correspond à l'activité "administrateurs et mandataires judiciaires".

La CNIL a délivré un récépissé qui atteste que nos traitements sont conformes à la norme simplifiée NS 60